Der Übergang von Ihrem alten Kalender zu MULTICAL geht nahtlos und ganz einfach: Exportieren Sie alle Ihre Kalendereinträge in der Software, die Sie zuvor für Ihren Kalender verwendet haben. Speichern Sie die ics-Datei auf Ihrem Computer ab und ziehen Sie diese dann auf das Kalenderimport-Icon im MULTICAL Teamkalender. Nun wählen Sie aus, welche einzelnen Ereignisse oder welche Ereignisse von gewissen Jahren Sie nicht importieren möchten – fertig!
Der MULTICAL Teamkalender bietet viel mehr Möglichkeiten und Funktionen als der ‚Standard‘ Kalender. Der MULTICAL Teamkalender wurde speziell für die täglichen Herausforderungen und Bedürfnisse einer KMU entwickelt. Mit dem MULTICAL Teamkalender sehen Sie jederzeit Ihr ganzes Team auf einen Blick. Mächtige als auch praktische Funktionen wie Terminfindungsvorschläge, Home Office Sichtbarkeit, Videokonferenz Integration, Ressourcenmanagement und Integration mit dem Modul Ferienverwaltung mit Berücksichtigung des Pensums, Ferien und Absenzen runden den Teamkalender ab.
Es gibt ganz viele Besonderheiten! Z.B. beliebige eigene Kalenderansichten mit Auflistung der gewünschten Mitarbeiter, Ressourcen und Aktivitäten. Oder die Home Office Funktionalität, mit der für alle sichtbar ist, wer wann zu Hause oder im Geschäft arbeitet. Oder MULTICAL meldet gleich bei der Terminerstellung ob ein gewünschter Mitarbeiter für einen Termin verfügbar ist oder an diesem Tag z.B. wegen reduziertem Arbeitspensum nicht arbeitet oder beim Zahnarzt ist. Oder bestimmen Sie beim Anlegen eines Termins, ob der Termin von anderen Mitarbeiter eingesehen oder geändert werden kann. Oder ob Mitarbeiter einen Termin ablehnen können oder nicht (hilfreich bei Arbeitseinteilung z.B. für Support, Dienstleistungen, Ladenöffnungszeiten) uvm.
Noch ganz viele mehr. So enthält der MULTICAL Teamkalender auch ein cleveres Ressourcenmanagement. Jede Ressource hat ein oder mehrere Verantwortliche und jede Ressource kann für alle oder nur bestimmte Mitarbeiter oder Abteilung freigeschalten werden. Jede Ressource erhält auch einen Standort, der, falls nötig, mit nur einem Klick angepasst werden kann. Wird bei einem Termin eine Ressource gebucht die bereits besetzt ist, wird, sofern vorhanden, eine andere Ressource der gleichen Kategorie vorgeschlagen, also z.B. ein anderes Sitzungszimmer das noch frei ist oder ein anderes Geschäftsfahrzeug das noch verfügbar ist.
Der MULTICAL Teamkalender enthält auch ein cleveres To-do Management. To-dos sind zu erledigende Aufgaben die man für sich – oder in MULTICAL auch für andere – erfassen und zeitlich terminieren kann. Nach Überschreiten des ‚Fälligkeitsdatum‘ läuft das To-do mit dem Kalender solange mit bis die Aufgabe als erledigt markiert worden ist. Bei To-dos die an andere Mitarbeiter aufgetragen worden sind, sehen Sie ob diese als erledigt abgehakt worden sind und falls nicht können Sie entsprechend nachhaken.
Infotermine sind Termine die Ihren Kalender nicht blockieren und im Teamkalender am jeweiligen Tag zuoberst und separat aufgeführt werden. Einen Infotermin kann man für sich selber, andere oder auch für die ganze Firma erfassen. Sinnvolle Beispiele sind z.B. einen Infotermin für ein Weihnachtessen oder eine wichtige Ausstellung an der die Firma teilnimmt und alle Mitarbeiter informiert sein sollen (ohne den Kalender zu blockieren).
Zur Zeit können folgende Video-Konferenz Lösungen als Ressource in MULTICAL hinterlegt werden: GotoMeeting, GotoWebinar, Zoom, Zoom Meeting Raum und Teams.
Ja, dies ist gar kein Problem. Dafür muss einzig eine gültige E-Mail-Adresse zum Termin hinzugefügt werden. Einmal erfasste externe Teilnehmer werden in MULTICAL gespeichert und erscheinen im Wiederholungsfall durch Eingabe weniger Buchstaben automatisch. Externe Teilnehmer erhalten ein Termineinladungs Email in der gewünschten Sprache (zur Zeit werden DE, F, E unterstützt, weitere Sprachen auf Anfrage).
Nein, Sie bestimmmen selbst, welche Mitarbeiter Einsicht auf Ihren Kalender bekommen. Umgekehrt können Sie Mitarbeiter mit denen Sie enger zusammenarbeiten eine entsprechende Zugriffsanfrage senden. Privat markierte Termine bleiben trotz Genehmigung der Einsicht nicht einsehbar und werden nur als grauen Platzhalter dargestellt.
Dafür können Sie einfach einen Termin anlegen und den gewünschten Mitarbeiter und/oder die gewünschte Ressource hinzufügen. Im Fall einer Doppelbelegung warnt Sie MULTICAL sofort bei der Eingabe mit einem grafischen Hinweis dass der entsprechende Mitarbeiter / Ressource nicht verfügbar ist. Alternativ können Sie im Kalender die ‘Mehrfachauswahl‘ aktivieren und mehrere Kalender (Mitarbeiter oder Ressource) gleichzeitig anzeigen lassen oder mittels Befehl ‚Aktuell‘ sehen Sie die Verfügbarkeit aller Ressourcen und Mitarbeiter.
Eigene Kalenderansichten sind sehr mächtig und können in wenigen Sekunden erstellt und gespeichert werden. Erstellen Sie z.B. eine neue Ansicht, wenn Sie für ein bestimmtes Projekt den Überblick über diverse Mitarbeiter und Ressourcen bekommen möchten. Oder erstellen Sie eine Ansicht wo Sie auf einen Blick den Terminkalender für alle Ihre Aussendienstleute sehen können. Oder erstellen Sie eine neue Ansicht um zu sehen wer in den nächsten Wochen im Level 1 und Level 2 Support eingeteilt ist.
Nein, müssen Sie nicht, denn Termine lassen sich einfach mit Copy-Paste kopieren und an einem anderen Tag wieder einfügen. Für wiederkehrende Termine enthält MULTICAL auch eine aussergewöhnlich mächtige Wiederholfunktion mit vielen Zusatzmöglichkeiten zur Verfügung.
Wenn Sie sehen, dass Ihre Terminanfragen nicht bestätigt worden sind, haben Sie die Möglichkeit, Erinnerungsmitteilungen an die betroffenen Personen zu senden.
Es ist möglich, alle Ihre Termine automatisch mit Apple iCal, den Android Kalender oder Outlook zu synchronisieren. Eine genaue Beschreibung wie dies einzurichten ist, finden Sie in der Anleitung.
In den Einstellungen können Sie auswählen, wie Sie Ihre Termineinladungen erhalten möchten. Da können Sie selbstverständlich die Option «E-Mail» abwählen. Sie haben dann also die Möglichkeit, die Termineinladungen direkt im MULTICAL einzusehen und zu beantworten.
Ja natürlich. Die MULTICAL App gibt es sowohl für iOS als auch für das Android Betriebssystem. Mit der App sehen Sie klar und übersichtlich alle anstehenden Termine als auch die Verfügbarkeit von den Ihnen wichtigen Ressourcen und Mitarbeiter mit denen Sie enger zusammenarbeiten.
Wenn Sie private Termine eintragen möchten, bietet Ihnen MULTICAL die Funktion, einen Termin nicht öffentlich sichtbar zu machen. Private Termine können Sie zudem farblich von anderen Termintypen unterscheiden.